Archiwizacja, czyli jak profesjonalnie porządkować dokumenty i akta

Archiwizacja dokumentów to dość wymagające zajęcie, wymagające określonych kompetencji i wiedzy. Aby skutecznie przeprowadzić taki proces, potrzeba ogromnej dokładności, skrupulatności oraz dysponowaniem dużą ilością czasu. Nic więc dziwnego, że zarówno mniejsze, jak i większe firmy zlecają to zadanie profesjonalistom.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizowanie obejmuje działania, które mają na celu właściwe posegregowanie i uporządkowanie dokumentów. Akta w firmie powinny być gotowe do ewentualnej kontroli przez zewnętrzne instytucje jak też umożliwiać szybkie sprawdzenie określonej informacji pracownikom firmy. Chaos w dokumentacji może sparaliżować działanie przedsiębiorstwa, wydłużając procesy i powodując ogrom irytacji podczas codziennej pracy. Aby wprowadzić porządek do dokumentacji, stosuje się teczki, pudła oraz segregatory. Zanim jednak zaczniemy przekładać akta, należy określić dokładny plan działania. Brak czytelnego systemu oraz, wynikający z tego, brak konsekwencji to dwaj najwięksi wrogowie rzetelnej archiwizacji dokumentów. Posegregowane akta mają bowiem umożliwić pełną kontrolę nas zasobami przedsiębiorstwa, a ta nie będzie możliwa, jeśli przed archiwizacją nie ustali się jasnych reguł działania.

Profesjonalnie przeprowadzony proces obejmuje więc stworzenie kategorii, sprawne posługiwanie się kryteriami (tematyczne, chronologiczne) oraz używanie oznaczeń, zwiększających funkcjonalność stworzonego archiwum. Dodać należy również, że całe zadanie staje się bardziej skomplikowane, jeśli mamy do czynienia z różnorodnymi formatami danych oraz wieloma sposobami ich przechowywania. Jak łatwo się domyślić, kompleksowa archiwizacja dokumentów może pochłonąć bardzo dużo czasu oraz wiązać się z koniecznością włożenia ogromnej pracy w cały proces.

Jak do archiwizowania dokumentów podchodzą profesjonalne firmy?

Pierwszym krokiem, który podejmuje usługodawca oferujący archiwizację dokumentów, jest ocena specyfiki firmy; pod uwagę brana jest liczba dokumentów, ich różnorodność oraz to, w jaki sposób ma miejsce ich przepływ w firmie. Następnie opracowywany jest plan, pozwalający na sprawne skatalogowanie dokumentów, a następnie ich odpowiednie ułożenie względem siebie.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że prawidłowa archiwizacja dokumentów to nie tylko ich posegregowanie; to również zapewnienie zawartych w nich danym pełnego bezpieczeństwa. Jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości związane z tym, czy przechowujemy dokumenty zgodnie z regułami zawartymi w RODO, firma oferująca archiwizowanie dokumentów profesjonalnie oceni nasze przedsiębiorstwo pod tym kątem i zaproponuje rzeczowe doradztwo.

Dzięki temu, że pracownicy firm zajmujących się archiwizacją dokumentów, doskonale znają aktualnie obowiązujące przepisy, mogą zapewnić swoim klientom rozwiązania zgodne ze wszystkimi założeniami RODO. Powierzenie zadania profesjonaliście pozwala więc na:

• stworzenie w swojej firmie funkcjonalnego archiwum dokumentów;
• maksymalne skrócenie czasu przeznaczonego na archiwizowanie (zwłaszcza jeśli alternatywą było samodzielne przeprowadzenie procesu);
• poczucie komfortu psychicznego i bezpieczeństwa, wynikającego z tego, że jesteśmy świetnie przygotowani do jakiejkolwiek kontroli, bo w naszej dokumentacji panuje ład i porządek.

Ogromną zaletą korzystania z profesjonalnej archiwizacji akt jest brak stresu związany z ewentualnymi karami za jakiekolwiek nieprawidłowości związane z archiwizacją. Można spodziewać się, że z powodu wprowadzenia RODO kontrole dotyczące nie tylko sposobu niszczenia dokumentacji, ale też ich archiwizacji, będą zdarzały się regularnie. To powinno być dodatkową motywacją dla firm, którą do tej pory zaniedbywały sprawę archiwizowania dokumentów, do zmiany tego nieprawidłowego przyzwyczajenie. Dodatkowym bonusem, naturalnie wynikającym z profesjonalnego uporządkowania dokumentów, jest możliwość szybkiego pozyskania dokumentu i zwiększenie codziennej wygodny pracowników firmy. Warto więc takie zadanie powierzyć przedsiębiorstwu sprawdzonemu i o ugruntowanej pozycji na rynku (np. firmie Rhenus).